Czy warto czytać listy - korespondencję „urzędową” – nadawaną przez sądy, prokuratury, policję, urzędy, komorników itd.? Albo raczej – czy warto odbierać korespondencję (bo to pierwszy – niezbędny krok do jej przeczytania)?
Postawione pytanie tylko z pozoru wydaje się banalne – dość powszechnie pokutuje bowiem przekonanie, że nie odbierając korespondencji można polepszyć w jakiś sposób swoją sytuację – na przykład zablokować toczące się postępowanie sądowe, egzekucyjne lub administracyjne. Wiele osób sądzi, że nieobieranie listów z sądu skutecznie chroni przed wydaniem wyroku lub jego uprawomocnieniem się. Inni natomiast uważają, że być może kiedyś – w dogodnym momencie, będzie można skutecznie powołać się na argument, że nie brało się udziału w sprawie. Niestety są to błędne poglądy, a nieodbieranie korespondencji najczęściej skutkuje negatywnymi, zwykle nieodwracalnymi skutkami.
Domniemanie doręczenia
Zgodnie z kodeksem postępowania cywilnego – listonosz ma obowiązek dwukrotnie podjąć próbę doręczenia korespondencji. Jeżeli pierwsza z nich jest nieudana pozostawia awizo – na podstawie którego można w ciągu 7 dni odebrać list w placówce pocztowej. Gdy nie zostanie on odebrany po upływie tego okresu – listonosz ponownie pozostawia awizo, a list przez kolejne 7 dni jest przechowywany na poczcie. Gdy i w tym terminie nie zostanie podjęty zwracany jest do nadawcy – np. do sądu lub do komornika i składany w aktach sprawy. Data złożenia w aktach uznawana jest za datę doręczenia – czyli wywołuje takie same skutki jak gdyby adresat odebrał korespondencję. Oznacza to, że od tego momentu biegną terminy sądowe lub ustawowe – np. termin do wniesienia apelacji, zażalenia, sprzeciwu itd., albowiem osoba, która w takiej sytuacji nie odebrała korespondencji uważana jest za skutecznie o niej zawiadomioną.
Miejsce zamieszkania czy miejsce zameldowania
Coraz częściej zdarza się, że wiele osób nie zamieszkuje w miejscu swojego zameldowania. Adres zamieszkania czy też adres określany jako „korespondencyjny” podajemy w wielu miejscach – na przykład zawierając różnego rodzaju umowy, ponadto, osoby prowadzące działalność gospodarczą często posługują się adresem siedziby albo oddziału.
Należy pamiętać, że powód powinien podać w pozwie adres zamieszkania pozwanego, a jeżeli pozywa przedsiębiorcę – adres jego siedziby – czyli miejsca prowadzonej działalności. Nie musi być to natomiast adres zameldowania. W szczególności, jeżeli pozwany sam podał gdzieś adres – jako adres zamieszkania, powód nie musi sprawdzać, czy jest to adres rzeczywistego zamieszkania albo czy jest to adres zameldowania.
Można postawić więc dwa wnioski: po pierwsze – należy zastanowić się przed każdorazowym podaniem adresu – czy rzeczywiście chcemy, aby w przyszłości korespondencja adresowana do nas była wysyłana właśnie tam? czy będziemy mogli ją swobodnie odbierać? Po drugie – jeżeli jesteśmy zobowiązani ujawniać adres prowadzonej działalności gospodarczej w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej dbajmy, aby zawsze był to adres aktualny. Po trzecie - korespondencja może zostać uznana za skutecznie doręczoną, nawet jeżeli nie była wysyłana na adres zameldowania.
A co w sytuacji, gdy dopiero ze znacznym opóźnieniem dowiemy się, że nieodebrana korespondencja zawierała coś bardzo istotnego – np. wyrok? Jeżeli nieodebranie korespondencji wynika z okoliczności niezawinionych, możliwe jest przywrócenie terminu do dokonania czynności procesowej – np. do wniesienia apelacji. Należy jednak działać szybko – złożenie wniosku o przywrócenie terminu powinno nastąpić w ciągu 7 dni od daty ustania przyczyny uchybienia terminowi – czyli od daty dowiedzenia się o okolicznościach, uzasadniających podjęcie jakiś kroków – innymi słowy od dowiedzenia się o wyroku, postanowieniu, decyzji, dokonaniu zajęcia przez komornika itp. We wniosku należy wskazać dlaczego dopiero teraz podejmuje się działanie – to znaczy, dlaczego nie braliśmy udziału wcześniej w postępowaniu lub dlaczego nie odbieraliśmy korespondencji. Jeżeli sąd lub organ przywróci termin do dokonania czynności procesowej, zostanie ona uznana za dokonaną w terminie i uda nam się uniknąć skutków opóźnienia.
Nie powinniśmy się obawiać, że ktoś świadomie poda błędny lub nawet fałszywy adres jako nasz, aby polepszyć swoją pozycję. W ostateczności, stronie, która nie brała udziału w postępowaniu już zakończonym, choć była do tego uprawniona na skutek błędu lub podstępu, przysługuje możliwość wznowienia postępowania.
Warto także pamiętać o możliwości udzielenia upoważnienia osobie zaufanej do odbierania korespondencji w naszym imieniu. Upoważnienie takie może przybrać postać pełnomocnictwa pocztowego – udzielonego do odbierania wszystkich przesyłek doręczanych przez Pocztę Polska S.A. albo upoważnienia do odbierania korespondencji tylko od niektórych adresatów. Czasami, szczególnie w związku z pobytem za granicą, gdy koordynowanie postępowania sądowego z uwagi na odległość jest znacznie utrudnione, warto zastanowić się nad możliwością ustanowienia pełnomocnika procesowego – choćby w osobie adwokata. Wówczas cała korespondencja dotycząca strony kierowana jest do pełnomocnika. Dysponuje on wiedzą o wszelkich okolicznościach dotyczących sprawy i może na bieżąco informować stronę, tak, że nawet nieodebranie w terminie korespondencji nie niesie ze sobą już opisanych wyżej niebezpieczeństw. Ponadto pełnomocnik zadba o to, aby wszelkie czynności - przede wszystkim takie jak złożenie zażalenia czy apelacji były dokonywane terminowo.
